Istnieją przypadki, w których dokumentacja może być prowadzona w formie papierowej. Dotyczy przypadków wskazanych w rozporządzeniu i/lub jeśli warunki organizacyjno-techniczne uniemożliwiają prowadzenie dokumentacji w formie elektronicznej np. utrudnienia w dostępie do Internetu, czasowa awaria sprzętu, stały brak rozwiązań informatycznych.